Bokföring – Din guide

Gör din bokföring till ett enkelt, överskådligt och kraftfullt verktyg för att styra ditt resultat – här ger vi dig bra tips för att förenkla din administration och öka lönsamheten.

 

Bokföring är en färskvara

Först av allt behöver du bestämma dig för att bokföring ska göras för din skull, inte för myndigheternas skull därför att vi har ett lagstadgat krav. Det kravet uppfyller du nämligen på köpet när du ser till att bokföring görs för din egen nytta.

Om bokföringen ska visa dig något av intresse så behöver den vara färsk. Sätt upp målet att lämna din bokföring till oss inom första veckan under nästa månad och vi ser till att du får tillbaka en väl avstämd rapport inom tio arbetsdagar. Då kan du fortfarande använda informationen om förra månaden till att vidta ändringar för nästa månad.

Med våra digitala tjänster och automatisering kan du dessutom få bokföring löpande, alltid dagsaktuell och uppdaterad.

 

Dagliga rutiner för din bokföring

Ta hand om kvitton, fakturor etc dagligen, så tar det inte så mycket tid varje gång. Skjuter du upp det till en gång i veckan eller en gång i månaden så blir det en arbetsuppgift som tar emot och skjuts upp, men kan du klara av pappersarbetet varje dag så har du tagit bort den pressen.

I första hand hjälper vid dig att automatisera och digitalisera arbetet.

• Om du har en kassa i verksamheten så gör upp om bra rutiner med oss för att minska ditt arbete med kassarapporterna.
• Tala också med oss om vilka rutiner som passar dig bäst för att hantera dina fakturor, bokslutsmetoden eller fakturametoden.
• Bokslutsmetoden innebär att vi bokför dina fakturor när du får betalt eller betalar dem, men vid bokslutet behöver också obetalda fakturor tas upp
  • Mindre att bokföra men du har ingen bra koll på resultat och ställning löpande
• Fakturametoden innebär att fakturorna bokförs när du skickar dem (kundfordringar) och när du tar emot dem (leverantörsskulder), sedan bokas betalningarna bort från kundfordringar och leverantörsskulder
  • Du får bättre koll löpande på resultat och ställning och bokslutet innebär ingen skillnad beträffande kundfordringar och leverantörsskulder

I andra hand kan du underlätta arbetet med de pappersdokument som kanske återstår.

• Ordna bokföringsunderlagen i en pärm med ett datumregister, så hamnar papperen direkt i rätt ordning
• Kolla efter månadsskiftet att alla transaktioner på bankkontot också har ett underlag i pärmen
• Sedan är det bara att ta pärmen från hyllan och lämna den till oss
• Sköter du dina papper på detta sätt så blir ditt eget arbete minimalt och du ser till att bokföringen går snabbare och blir billigare, en ömsesidig vinst!

 

Ändamålsenlig kontoplan för din bokföring

I Sverige finns det inget lagkrav på vilken kontoplan som ska användas, det väljer du själv. I praktiken har dock BAS-kontoplanen blivit så allmänt använd att den är en de facto-standard. Det beror helt enkelt på att den är bra, praktisk, effektiv och ordentligt dokumenterad.

Maximala ansträngningar har gjorts för att anpassa kontoplanen till krav för årsredovisning, inkomstdeklaration, momsdeklaration m m så att uppgifterna kan hämtas så direkt som möjligt från din bokföring. BAS-kontoplanen är väl förankrad i både näringslivet och bland myndigheter, tack vare att representanter sitter med i BAS-Gruppen från såväl organisationer för företag och redovisningskonsulter som från myndigheter såsom Skatteverket.

Vi använder BAS-kontoplanen. Själva kontoförteckningen är allmänt tillgänglig, du kan hämta den gratis på BAS-kontogruppens hemsida www.bas.se. Vi rekommenderar dig dock att använda så få konton som möjligt i din bokföring. BAS-kontoplanen är som ett bibliotek där du kan hitta konton för alla möjliga ändamål och behov, men du ska bara använda det du verkligen behöver. Med för många konton tappar du nämligen överblicken.

Vi brukar lösa överblicken genom att i första hand använda gruppkonton och undvika detaljer. Vi lägger inte upp konton för att ”det kan vara bra att ha”, det medför nämligen merarbete i den löpande bokföringen varje månad utan att kanske någonsin komma till nytta.

Ett exempel är lokalkostnader. Behöver du verkligen  veta kostnaden för el, reparationer och underhåll, värme, vatten och avlopp etc, eller räcker det kanske med gruppkontot 5000 Lokalkostnader? Ett annat exempel är löner. Behöver du en mängd konton för löner med olika sociala avgifter m m eller räcker det med gruppkonton, framför allt om detaljerna kan hämtas från ett löneprogram?

När du sköter din löpande bokföring själv så hjälper vi dig att få en ändamålsenlig kontoplan. När du anlitar oss för bokföringen behöver du inte ens tänka på dessa frågor!

 

Nyckeltal från bokföringen

När vi har kommit så långt som till att du får rapporter från bokföringen, så kanske resultatrapporter och balansrapporter inte säger dig så mycket? Det är fullt normalt. Ett belopp ensamt säger inget, det behöver jämföras med något.

En lösning kan vara att du diskuterar nyckeltal med din kontaktperson hos oss. En del nyckeltal blir meningsfulla först när du tittar på ett helt år i taget, andra kan användas mer löpande. Vilka nyckeltal som är intressanta beror också på din verksamhet och vad som är kritiskt just nu. Här är några exempel.

• Avkastning på eget kapital
  • Hur mycket förräntas det egna kapitalet?
  • Svaret i procent ger dig perspektiv på vinsten, så du inte riskerar att bländas av ett belopp som kan verka stort
• Avkastning på totalt kapital
  • Hur mycket förräntas företagets totala tillgångar?
  • Svaret i procent visar dig hur stor avkastning tillgångarna ger och väcker frågor inte bara om vinstens storlek utan även om samma resultat kan uppnås med lägre belopp bundna i tillgångar
• Genomsnittlig skuldränta
  • Hur hög ränta betalar företaget för sina skulder?
  • Svaret i procent visar om du ligger bra till eller t ex skulle behöva förhandla dig till bättre leverantörskrediter för att minska räntebärande bankkrediter
• Varulagrets omsättningshastighet
  • Hur många gånger om året omsätts företagets lager?
  • Svaret kan räknas om till hur många dagar i genomsnitt som artiklarna ligger i lager, ett högt antal dagar kan visa på att ändringar behövs i lagerhanteringen
• Genomsnittlig kundkredittid
  • Hur länge dröjer det innan företaget får betalt för sina fakturor?
  • Svaret i antalet dagar visar om kunderna ligger nära företagets kreditvillkor eller om krafttag behövs

 

Bokföringen som beslutsunderlag

En bra bokföring ger dig också ett bra underlag för beslut om ekonomin.

Du kan ta greppet om företagets ekonomi genom att använda bokföringen, t ex efter tio månader, för att göra en grov prognos över hur det kommande bokslutet ser ut att bli. Då kan du också vidta åtgärder för att se till att det blir bra, eller åtminstone mindre dåligt.

På samma sätt kan du göra en grov prognos en eller två månader före kalenderårsskiftet över hur din kommande inkomstdeklaration ser ut att bli. Även här kan du vidta åtgärder för att förbättra utfallet.

För dig som företagare blir det allra bäst när du kombinerar planeringarna i företaget och privat. Du kan t ex se över din egen inkomstnivå och vad som är optimalt mellan företaget och dig själv privat.

Du får rejält stöd av oss i dessa prognoser och i optimeringen genom vår Resultatplanering för företaget och Inkomstplanering privat. Dessa tjänster ingår dessutom när du abonnerar på våra löpande tjänster till fasta paketpriser!

 

Hur ofta bör du deklarera moms från din bokföring

Vi har tidigare i denna guide kommit fram till det stora värdet av färsk och aktuell bokföring. En helt annan fråga är hur ofta du deklarerar moms.

Det normala är att deklarera momsen varje månad, men alternativen en gång i kvartalet och en gång om året finns för mindre verksamheter.

En del företagare värdesätter att ligga ikapp genom att momsdeklarera varje månad. De vill inte ha några stora överraskningar. Andra med små företag väljer tvärtom att deklarera momsen bara en gång om året, men löper då risken att det kan handla om stora belopp att betala. I värsta fall finns inte pengar på kontot när det är dags.

Ytterligare en sak att tänka på är när du gör en större investering, då kvartalsmoms eller årsmoms gör att det dröjer längre innan du får tillbaka momsen. Detsamma gäller när du regelmässigt får tillbaka moms, t ex i branscher med låg moms på försäljningen men hög moms på inköpen.

Vi rekommenderar i första hand att du har månadsmoms, för att alltid ligga bra ikapp. Väljer du längre momsperioder så blir det än viktigare med en bra löpande bokföring som månad för månad visar dig hur mycket moms du ska vara beredd på att kunna betala.

 

Lönsam bokföring

När du följer denna guide så vänder du vad många tycker är ett nödvändigt ont, eller t o m en onödig kostnad, till att bli ett lönsamt verktyg.

• De dagliga rutinerna får dig att minska stressen och må bättre
• En kort kontoplan och överskådliga rapporter ger dig ett verktyg för dina ekonomiska beslut, inte en gång om året i backspegeln utan varje månad och framåtriktat
• Nyckeltalen ger dig perspektiv, som du inte kunde ana bara från att titta på bankkontot, och helt nya infallsvinklar till var åtgärder kan sättas in

När du knyter ihop detta med aktiv resultatplanering och inkomstplanering så har du gjort bokföringen till själva grunden för att du ska kunna förverkliga dina ekonomiska mål.

Vi hjälper dig hitta vägen dit.

 

Abonnera, automatisera, digitalisera

Vi hjälper dig att automatisera dina olika dagliga uppgifter i den ekonomiska administrationen. Då kommer också uppgifterna digitalt till den löpande bokföringen i stället för traditionell pappershantering. Den löpande rådgivningen om dessa frågor ingår när du abonnerar på våra löpande tjänster till fasta paketpriser!