Kick-off på rätt sätt är avdragsgillt
Planera personalkonferensen i företaget rätt så blir den nyttig, rolig, avdragsgill för företaget och skattefri för personalen. Här får du tips om vad du ska tänka på.
Kick-off för information och sammanhållning
Det är en god idé att samla personalen då och då utanför den vanliga arbetsmiljön, t.ex. för att berätta om företagets målsättningar eller aktuella händelser. Det är också ett bra tillfälle att få idéer och synpunkter från personalen för utveckling av verksamheten.
Sammanhållningen förbättras om arbetet kan blandas med någon form av nöje men det gäller att balansera arbete och nöje på rätt sätt för att slippa skattemässiga bakslag, både för företaget och de anställda. Balansen kan uppnås t.ex. genom att arbeta effektivt under dagen och förlägga nöjesinslagen till kvällstid och helgdagar.
Avdragsgill och skattefri kick-off?
Företaget får normalt sett fullt avdrag för en kick-off (personalkonferens, internkonferens, kärt barn har många namn), både från inkomstskatt och för moms. Om nöjesinslaget är för stort finns det dock en risk för att personalen bedöms ha fått en skattepliktig förmån och då måste företaget dessutom betala arbetsgivaravgifter på förmånen. Följ råden här och minimera den risken!
Genomtänkt program
Grunden för ett lyckat arrangemang är planering och ett genomtänkt program. Ur skattemässig synpunkt gäller det att konferensen har ett tydligt syfte och kan ge en ekonomisk nytta, men det gäller ju även ur företagsekonomisk synpunkt så att personalen och företaget verkligen får ut något bra av konferensen!
För att få en effektiv konferens gäller det att ha en detaljerad tidplan. Planera hållpunkterna dag för dag och med tidpunkter, från avresa till återkomst. Lägg gärna in praktisk information i programmet, så minskar också frågorna från personalen. Det kan gälla samlingstider, flight-nummer, senaste incheckningstid, konferenslokaler, konferenstider, vad som är arbetstid respektive egen tid, måltider, utflykter etc.
Skriv mötesnoteringar om vad som sägs eller beslutas under konferensen. Det är ett viktigt underlag för att konferensen verkligen ska leda till något, dvs. vara till nytta, men också för att stödja avdragsgillheten för företaget och skattefriheten för personalen.
Rimlig arbetstid
Det finns inget lagstadgat krav utan den skattemässiga bedömningen av en kick-off beror på helhetsintrycket. Du bör sikta på att programmet innehåller minst 75 procent arbetstid, motsvarande 6 timmar arbetstid per arbetsdag. Det innebär för en veckokonferens minst 30 timmar arbetstid.
Korta raster räknas som arbetstid, på samma sätt som vid arbete på företaget, däremot inte lunch.
Restid till och från konferensorten räknas inte som arbetstid. Studiebesök kan räknas som arbetstid om de har klar anknytning till företagets verksamhet, annars inte.
Deltagare
Karaktären av i stort sett normal arbetstid under konferensen gör det naturligt att deltagandet är obligatoriskt för personalen, på samma sätt som för arbete på företaget.
Av samma skäl är det naturligt att deltagarna betalar själva för t.ex. medföljande make eller barn, alltså för personer som inte hör till personalen. Undvik dock medföljande, eftersom blotta förekomsten av dem kan påverka skattebedömningen.
Om företaget betalar för medföljande så är det en skattepliktig förmån för de medföljande och företaget ska betala arbetsgivaravgifter på förmånen.
Kostnadsfördelning
Var tydlig från början med vad företaget betalar och vad var och en får stå för själv, t.ex. genom att ange det i programmet.
Personalen bör stå för privata utgifter själva, för att minska risken för förmånsbeskattning. Det innebär att t.ex. barbesök och sightseeing inte bör betalas av företaget.
Måltider
Det är normalt sett avdragsgillt för företaget och skattefritt för personalen om företaget betalar deltagarnas måltider och dryck. Det gäller för konferens som varar upp till en vecka och där måltiderna är gemensamma. Så långt handlar det om intern representation och de reglerna fortsätter att gälla även efter 2016, trots att representationsmåltider i övrigt inte längre är avdragsgilla från 2017-01-01.
Se dock upp med mer lyxbetonade måltider och med underhållning, sådana inslag kan göra att det i stället handlar om personalfest. Då får företaget bara avdrag med 90 kr exklusive moms per person för måltiden, eller 180 kr exklusive moms per person för måltid inklusive kringarrangemang som underhållning. Om personalfest hålls fler än två gånger per år blir det inget avdrag alls. Personalfesterna är dock skattefria för personalen, även om det är fler än två gånger per år.
Avdrag för personalfest försvinner dessutom 2017.
Konferensort
Om företaget kan visa att det är förnuftigt att förlägga en kick-off utomlands, t.ex. för att det inte blir dyrare än i Sverige eller för att en klar anknytning finns för företagets verksamhet, så kommer troligen den skattemässiga bedömningen att bli densamma som företagets. Vid mer lyxbetonade reseupplägg ökar dock risken för förmånsbeskattning.
Kontakta oss
Vi finns till hands för dig när du ska arrangera en kick-off för ditt företag. Tala gärna med din kontaktperson hos oss om upplägget, programmet och övriga frågor innan du genomför arrangemanget!