Nu är vi snart i mål! Den 1 juli 2024 ska arkiveringskravet i bokföringslagen ändras, så att du får slänga papperskvitton och pappersfakturor direkt efter att du har skannat eller fotograferat dem.
Det är innebörden av en proposition som regeringen beslutade om den 29 februari 2024 och publicerade den 5 mars 2024.
- Avskaffat krav på bevarande av räkenskapsinformation i original (prop. 2023/24:78), regeringens hemsida
Riksdagen planerar att fatta beslut om propositionen den 22 maj 2024.
- Planering för betänkande från civilutskottet (2023/24:CU21), riksdagens hemsida
Därefter ska de nya reglerna börja gälla den 1 juli 2024.
Arkiveringskravet i dag
Ursprunglig form är den form företaget får en handling i. Pappersfaktura, papperskvitto, digitalt kvitto, pdf-faktura etc.
Överförd form är den form handlingen får när du för över den från en form till en annan. Skanning från papper till pdf-fil, fotografering från papperskvitto till jpg-fil etc. Då blir pdf-filen eller jpg-filen den överförda formen.
Arkiveringskravet är att du ska spara verifikationer och andra handlingar från redovisningen i 7 år efter kalenderåret för räkenskapsårets slut (balansdagen). Exempel: Ett företag har bokslut den 31 mars 2024. Då är 2024 kalenderåret för balansdagen. Arkiveringskravet gäller då 7 kalenderår från 2024, alltså 2025-2031. Den 1 januari 2032 får du slänga verifikationer och andra handlingar från redovisningen fram till bokslutet under 2024.
Om du har överfört en handling, till exempel en faktura, från en form till en annan så måste du spara den nya (överförda) formen enligt arkiveringskravet på 7 år. Men du måste också spara den ursprungliga formen i 3 år, alltså 3 kalenderår efter kalenderåret för balansdagen. Vi har därmed ett dubbel arkiveringskrav några år. Det innebär att företag som systematiskt digitaliserar pappersfakturor och papperskvitton ändå måste spara pappershandlingarna i minst 3 år. Det är det kravet som nu ska försvinna den 1 juli 2024!
Överföringen behöver inte alltid vara till digital form, det kan gå åt andra hållet också. Om företaget till exempel får en pdf-faktura via mail och skriver ut fakturan på papper så är pdf-filen den ursprungliga formen som ska sparas i 3 år och pappersutskriften den överförda formen som ska sparas i 7 år.
Arkiveringskravet från 1 juli 2024
Om riksdagen beslutar som planerat den 22 maj 2024, och enligt förslaget från regeringen, så börjar de nya reglerna gälla den 1 juli 2024. Allt talar för att lagändringen kommer att gå enligt plan.
Nyheten är att du behöver inte längre spara handlingar i sin ursprungliga form. Exempel: När du skannar en pappersfaktura eller fotograferar ett papperskvitto så kan du slänga pappershandlingen direkt. Efterlängtat av många företagare!
Villkoren för att få slänga den ursprungliga handlingen direkt är att överföringen är gjord så att ingen information ändras eller försvinner. Du behöver alltså göra till exempel skanning och fotografering på ett säkert sätt. Till exempel kan vissa dokument vara dubbelsidiga och då måste skanningen omfatta både framsida och baksida av varje blad. Du behöver också tänka på att dina tekniska lösningar för förvaring håller i minst 7 år.
Arkiveringskravet för den ursprungliga formen på 3 år blir alltså borttaget den 1 juli 2024. Det gäller även bakåt. Handlingar som du har sparat för att uppfylla 3-årskravet kan du slänga den 1 juli 2024.
Släng med eftertanke
Material från redovisningen som du inte längre behöver spara bör du inte bara slänga. Makulera dem på något sätt. Använd dokumentförstörare eller lämna bort för dokumentförstöring, så att inte affärshemligheter kommer ut.
Tänk också på att vissa handlingar kanske du vill spara längre än 7-årsgränsen. Handlingar från köp av värdepapper, köp av fastigheter, köp av andelar i handelsbolag och liknande kan du behöva visa upp när ditt företag säljer tillgången en gång i framtiden, för att styrka anskaffningsvärdet om Skatteverket undrar. Om du har skattemässiga underskott i företaget kan du också behöva spara boksluten och deklarationerna som visar hur underskotten uppstod, för att styrka dem när du senare gör avdrag mot en framtida vinst. Också här i fall Skatteverket undrar. I de här exemplen finns inga tidsgränser. Det kan dröja årtionden innan du säljer tillgångar och behöver styrka anskaffningsvärdet. Det kan också dröja många år innan ett underskottsavdrag kan utnyttjas och i skattereglerna finns det ingen tidsgräns här.
Men först och främst: Släng inget för tidigt. Invänta riksdagens beslut och även att reglerna börjar gälla, den 1 juli 2024!
Kontakta oss gärna om arkiveringsplikten i ditt företag
Fråga oss gärna om hur lättnaden i arkiveringskravet påverkar just dina rutiner.
Vi står till din tjänst! Om du redan är kund hos oss så vänder du dig helt enkelt till din kontaktperson här.