Den 30 juni 2021 avlämnades betänkandet Förenklingar för mikroföretag och modernisering av bokföringslagen (SOU 2021:60).
Betänkandet innehåller bland annat förslag om modernisering av bokföringslagen. En central punkt här är att utredningen föreslår ett slopande av arkiveringskravet för pappersverifikationer och papperskvitton, om du har digitaliserat dem (skannat till PDF, fotograferat med mobilen etc) på ett säkert sätt.
Dagens arkiveringskrav
Vi har ett allmänt arkiveringskrav på 7 kalenderår efter kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Den regeln ändras inte.
Men idag gäller att du måste spara pappersverifikationer i 3 kalenderår efter kalenderåret då räkenskapsåret avslutades, även om du har digitaliserat verifikationerna.
Framtidens arkiveringskrav
I fortsättningen ska det räcka att du spar dina digitala filer hela arkiveringstiden på 7 år, men du ska få makulera pappersverifikationerna direkt efter digitaliseringen.
Ett villkor för att få makulera pappersverifikationerna är att digitaliseringen ska göras utan risk för att räkenskapsinformation förändras eller försvinner.
Vi på RedovisningsHuset är stora vänner av digitalisering och ser fram emot slopade krav på pappersarkiv, liksom våra kunder.
Digitala arkiv har flera starka fördelar jämfört med pappersarkiv. Digitala arkiv kan (och ska) säkerhetskopieras. Rätt genomfört säkrar det arkivet från att förstöras vid till exempel brand eller översvämning. Dessutom är ett digitalt arkiv sökbart. Det tar inte heller någon nämnvärd fysisk plats, det innebär att kostsamma lokalytor kan användas bättre. Vi har också ergonomiska fördelar när vi slipper tunga lyft och pappersdammig luft.
Förändringen är välkommen och vi hoppas verkligen att förslaget leder till lagstiftning!
Tidplan
Utredningens förslag är att de nya reglerna ska börja gälla den 1 juli 2022.
Får vi ett beslut i riksdagen enligt utredningens förslag så innebär det att du kan makulera pappersverifikationer direkt för innevarande och tidigare räkenskapsår från den 1 juli 2022, förutsatt att du har digitaliserat dem på ett säkert sätt.
Varning: Släng inget räkenskapsmaterial i förväg innan de nya reglerna börjar gälla! Än så länge är det ett utredningsförslag, och vi har flera steg kvar innan de nya lagarna är beslutade och träder i kraft.
Betänkandet har inte skickats ut på remiss ännu. Innan vi vet vilka regler som slutligen ska gälla behöver vi invänta utfallet av remissomgången, regeringskansliets beredning av förslagen och remissinstansernas synpunkter, eventuell lagrådsremiss, proposition samt beslut i riksdagen. Vi kommer självklart att följa upp beslutsgången för din räkning.
Kontakta oss om arkiveringskravet
Har du frågor om arkiveringskravet och hur det fungerar för just ditt företag? Tala i så fall med din kontaktperson hos oss.
Det är mycket att hålla reda på för dig företagare. Vänd dig med förtroende till oss. Vi har kompetensen och viljan att hjälpa dig. Du får fast paketpris – Och den löpande rådgivningen ingår!