Nu får du äntligen slänga bokföringen för 2009 och tidigare år. Det inbegriper verifikationer (fakturor, kvitton etc), bokföringsrapporter, bokslut och inkomstdeklarationer. Det är möjligt 7 år efter året du hade bokslut, men det finns sätt att få slänga handlingarna redan efter 3 år. Vi visar dig hur.
Sju år efter bokslutsåret
Enligt bokföringslagen (BFL) måste du spara bokföringen till och med det sjunde året efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. Det har ingen betydelse när under året du hade bokslut, alla balansdagar under 2009 behandlas lika.
Exempel:
- Räkenskapsår 1 juli 2008 – 30 juni 2009: Räkna 7 år från utgången av 2009, dvs. från den 31 december 2009
- Räkenskapsår 1 januari 2009 – 31 december 2009: Räkna 7 år från utgången av 2009, dvs. från den 31 december 2009
- 7 år från den 31 december 2009 har gått den 31 december 2016
- Från den 1 januari 2017 får du slänga bokföringen för 2009
Bokföringsmaterial som finns på datafiler måste sparas enligt samma regler. Har du skannat eller fotograferat verifikationer till PDF-filer, JPG-filer etc. från 2009 får filerna alltså raderas först den 1 januari 2017.
Sjuårsregeln finns i 7 kap. 2 § BFL.
Tre år efter bokslutsåret
Men fakturor och kvitton som du har skannat eller fotograferat behöver bara sparas på papper i tre år, förutsatt att du sparar PDF-filer etc. i sju år!
Exempel:
- Räkenskapsår 1 juli 2008 – 30 juni 2009: Räkna 3 år från utgången av 2009, dvs. från den 31 december 2009
- Räkenskapsår 1 januari 2009 – 31 december 2009: Räkna 3 år från utgången av 2009, dvs. från den 31 december 2009
- 3 år från den 31 december 2009 har gått den 31 december 2012
- Redan från den 1 januari 2013 fick du alltså slänga bokföringen för 2009, om du har skannat handlingarna och spar datafilerna i 7 år
Treårsregeln finns i 7 kap. 6 § BFL.
Automatisera din bokföring
Vi berättar i nyheten Vi uppgraderar till modernare bokföring att vi lägger över våra kunder till programvara som bland annat är förberett för att kunna hantera skannade verifikationer.
Om du använder denna möjlighet fullt ut kan det bli så här för dig redan nu.
- Alla fakturor och andra bokföringsunderlag som du får digitalt mailar du till oss, utan att skriva ut dem på papper
- Alla fakturor, kvitton etc. som du får på papper skannar eller fotograferar du och mailar till oss
- Räkenskapsår som slutar någon gång under 2017
- Du får radera datafilerna från den 1 januari 2025
- Du får slänga fakturor och kvitton på papper, som du har skannat, redan den 1 januari 2021
Med skanning slipper du alltså hela 4 års pappersarkivering! Vi hjälper dig att organisera dina datafiler på ett bra sätt under arkiveringstiden.
Makulera
Tänk på att när du slänger bokföring kan det vara känslig information om andra läser den. Se därför alltid till att bokföringen makuleras när den slängs, antingen i din egen dokumentförstörare eller genom att lämna papperen till företag som förstör handlingarna på ett säkert sätt.
Undantag för viktiga handlingar
Du bör tänka på en sak till innan du slänger bokföring och raderar datafiler. Finns det någon handling som du kan behöva spara längre tid än vad bokföringslagen säger?
Exempel är avtal med mera om köp av värdepapper eller köp och förbättringar för fastighet och bostadsrätt. Även efter försäljning kan just dessa handlingar behöva sparas, eftersom du kan ha en ansvarsperiod som löper ett antal år till.
Slopa arkivet
Sammantaget finns det stora möjligheter för dig att minska eller slopa pappershanteringen. Tala med din kontaktperson hos oss om hur det går till i ditt företag.